Am 25. Mai 2018 entfaltete die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ihre Wirksamkeit. Der Datenschutz für Bürger in der Europäischen Union wurde hierdurch deutlich gestärkt. Als Ihr Auftragnehmer legen wir seit jeher besonderen Wert auf die Sicherheit Ihrer persönlichen Daten. Neben der Vereinheitlichung der Datenschutzregelungen in den einzelnen EU-Mitgliedsstaaten berücksichtigt die DSGVO die datenschutzrelevanten Aspekte der zentralen IT-Trends der letzten zwei Jahrzehnte. Sie hebt somit das Datenschutzniveau in den EU-Mitgliedstaaten an. Damit einhergehend stärkt sie die Rechte von Betroffenen gleichermaßen wie sie die Verpflichtungen für Unternehmen erhöht. Uns ist bewusst, dass Sorgfalt und Transparenz die Grundlage für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit unseren Kunden sind. Die Einhaltung von Gesetzen und regulatorischen Vorgaben im Generellen ist uns und unseren Mitarbeitern ein ebenso hohes Anliegen wie der rechtmäßige und sensible Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten im Besonderen. Weitere Informationen über den konkreten Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten entnehmen Sie bitte den beigefügten Datenschutzhinweisen. Sie finden dort auch Angaben dazu, an wen Sie sich bei Fragen wenden können.

Da wir feststellen, dass bei vielen Stellen auch heute noch Unsicherheiten und vielen Fragen bestehen, möchten wir einige erläuternde Hinweise geben.

Was bedeutet die DSGVO für Sie?

Damit Sie die einzelnen Aspekte und Auswirkungen der neuen Verordnung besser einordnen können, geben wir Ihnen mit den beigefügten Datenschutzhinweisen gern einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Fire & Rescue Instructions GmbH (FRI) und Ihre erweiterten Rechte, die sich aus dem Datenschutzrecht ergeben.

Bitte geben Sie die Informationen auch an die Nutzer Ihrer Einheit weiter. 

Mit den nachfolgenden Informationen geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach den jeweils beantragten bzw. vereinbarten Dienstleistungen und den Einstellungen durch den Administrator Ihrer eigenen Einheit.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortliche Stelle für alle Betroffenen ist:

Fire & Rescue Instructions GmbH, Rembrandtstraße 23, 42329 Wuppertal, Germany

Telefon +49 202 7388 107, E-Mail-Adresse: : info @ fire-rescue-instructions. de

 

Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von unseren Kunden erhalten. Zudem verarbeiten wir, soweit für die Erbringung unserer Dienstleistung erforderlich, personenbezogene Daten, die wir von anderen Unternehmen oder von sonstigen Dritten (z. B. Schufa, Creditreform, ABC-Finanz) zulässigerweise (z.B. zur Ausführung von Aufträgen, zur Erfüllung von Verträgen oder aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung) erhalten haben. Zum anderen verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Schuldnerverzeichnisse, Handels- und Vereinsregister, Presse, Medien, Internet) zulässigerweise gewonnen haben und verarbeiten dürfen.

Relevante personenbezogene Daten im Interessentenprozess, bei der Stammdateneröffnung können sein:

Name, Adresse/andere Kontaktdaten (Telefon, E-Mail-Adresse), Geburtsdatum, Geschlecht, Authentifikationsdaten (z. B. Unterschriftsprobe), Position, Funktion, Anschrift

Kundenkontaktinformationen

Im Rahmen der Geschäftsanbahnungsphase und während der Geschäfts- beziehung, insbesondere durch persönliche, telefonische oder schriftliche Kontakte, durch Sie oder von uns initiiert, entstehen weitere per- sonenbezogene Daten, z. B. Informationen über Kontaktkanal, Datum, Anlass und Ergebnis; (elektronische) Kopien des Schriftverkehrs sowie Informationen über die Teilnahme an Marketingmaßnahmen.

Daten von Schnittstellen- und/oder Kooperationspartner

Wir nutzen Daten unserer Kooperations- und Schnittstellenpartner die uns in zulässiger Weise zur Verfügung gestellt wurden und/oder denen der Kunde zugestimmt hat.

Beispiel: Übertragung von Daten über Schnittstellen im Rahmen des Zusammenspiels zwischen den verschiedenen Applikationen.

Bei Abschluss und Nutzung von Produkten/Dienstleistungen aus den im Folgenden aufgelisteten Produktkategorien können zusätzlich zu den vorgenannten Daten weitere personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und gespeichert werden. Diese umfassen im Wesentlichen:

Verfügbarkeitsmonitoring

• Zeitliche Verfügbarkeit sowie
• logischer Status

Mitteilungen/Termine/Umfragen

• Art der Antwort wie Ja/Nein(Vielleicht bzw. durch den  Fragenden vorgegebene Antwortmöglichkeiten.

Alarmierung

• Telefonnummer
• Zugehörigkeit zu logischen Gruppen
• Zugehörigkeit zu einer oder mehreren Einheiten im Rahmen von Doppelmitgliedschaften

Einsatzbearbeitung

Anzeige von Fahrzeugpositionen bei Übertragung von Positionsdaten über Produkte von Drittanbietern oder Applikationen von Fire & Rescue Instructions GmbH, sofern diese aktiv vom Kunden genutzt werden.

 

Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten die vorab genannten personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG):

a. Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Artikel 6 Abs.1 b DSGVO) Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der Durchführung unserer Verträge mit unseren Kunden oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen.

Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich in erster Linie nach dem konkreten Produkt und können unter anderem Bedarfsanalysen, Beratung, Hosting, Programmierung, Auswertungen umfassen. Die weiteren Einzelheiten zum Zweck der Datenverarbeitung können Sie den jeweiligen Produktbeschreibungen entnehmen.

b. Im Rahmen der Interessenabwägung (Artikel 6 Abs. 1 f DSGVO) Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten.

Innerhalb des Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können bei Bedarf zu diesen Zwecken Daten erhalten, wenn diese unsere schriftlichen datenschutzrechtlichen Weisungen wahren. Dies sind im wesentlichen Unternehmen aus den im Folgenden aufgeführten Kategorien.

• Steuer- und Rechtsberatung
• IT-Dienstleister
• Finanzdienstleiter im Rahmen von Mietkaufprodukten

 

Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben. Dies können sein:

-         Öffentliche Leitstellen oder andere Stellen im Bereich der BOS im Rahmen der Zusammenarbeit

c. Aufgrund Ihrer Einwilligung (Artikel 6 Abs. 1 a DSGVO)

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezo genen Daten für bestimmte Zwecke (z. B. Weitergabe von Daten an Kooperationspartner oder in gemeinsamen Projekten beteiligte Dritte) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der EU-Datenschutz-Grundverordnung, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Wir nutzen für Geocoding und Routingfunktionalitäten von Google und ESRI. Dabei werden keine personenbezogenen Daten übertragen. Die Nutzung bestimmt der Nutzer selber durch die Verwendung folgender Funktionen

-         Geofence

-         Routing im Alarmmonitor

-         Auflösung der Adresse über Geocoding

Wenn der Nutzer diese Funktionen nutzt, gehen wir von einem Einverständnis aus.

Eine Datenübermittlung von personenbezogenen Daten in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittstaaten) findet nicht statt.

Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist.

Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, ihre, befristete, Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich:

— Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen: Zu nennen sind das Handelsgesetzbuch, die Abgabenordnung. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre.

— Des Weiteren richtet sich die Speicherung der Daten nach den vom Kunden selber eingestellten Löschfristen

Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO i. V. m § 19 BDSG).

Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der EU-Datenschutz-Grundverordnung, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Vertragspartner der von Ihnen abgeschlossenen Verträge ist die Fire & Rescue Instructions GmbH.

Gibt es für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen perso-nenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir ge- setzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss des Vertrages oder die Ausführung des Auftrages ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen. Sich im Laufe der Geschäftsbeziehung ergebende Änderungen sind vom Kunden unverzüglich anzuzeigen.

Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling)?

Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

Findet „Profiling“ statt?

Nein, wir erstellen keine automatisierten Profile und Bewertungen unserer Kunden oder unserer Nutzer.

Gibt es noch andere Bereiche in denen Datenverarbeitung stattfindet?

Wenn sich ein Nutzer in unserem Hilfeportal registriert und uns seine Mailadresse und den Namen mitteilt, gehen wir davon aus, dass wir diese zur Beantwortung der Frage speichern und nutzen dürfen.

Wenn uns jemand Daten übergibt, beispielsweise durch eine Visitenkarte oder in einer anderen lesbaren Form, gehen wir davon aus, dass wir diese Daten speichern und verarbeiten dürfen für den bei der Übergabe vereinbarten Zweck. Wir geben diese Daten nicht an Dritte weiter und löschen diese sofern wir diese nicht mehr benötigen oder uns die betroffene Person dazu auffordert.

Wenn uns jemand beauftragt Waren, Rechnungen etc. zuzusenden, geben wir die Adressdaten des Empfängers an verschiedene Dienstleister weiter. Dies können beispielsweise sein: Hermes, DHL oder andere in Deutschland ansässige Unternehmen die Briefe, Pakete oder andere Versandstücke gegen Entgelt befördern.